De 'Stichting Vrienden van het Werk van de industrieschilder Herman Heijenbrock' is in 1987 opgericht om het werk van deze kunstenaar onder de aandacht van zoveel mogelijk mensen te brengen. Dat gebeurt sindsdien door lezingen en exposities te organiseren, publicaties uit te brengen én door Heijenbrocks werk in een centrale catalogus toegankelijk te maken. In het bestuur van de Stichting zitten onder anderen een industrieel, een journalist, een museumconservator en een achterkleinzoon van Heijenbrock.

Wat kan de Stichting voor u doen en wat kunt u doen voor de Stichting? Om met die eerste vraag te beginnen: vrijwel alle publicaties die de afgelopen twintig jaar over Heijenbrock zijn verschenen, kunt u bestellen bij het secretariaat, voor zover voorradig. Verder bemiddelt de Stichting bij de organisatie van tentoonstellingen, lezingen en publicaties.

U kunt de Stichting ondersteunen door werken van Herman Heijenbrock aan te melden (liefst met een foto) bij het secretariaat, ter opname in het inventarisatie register van de Stichting.

e-mail: post@heijenbrock.org

adres: Hermenshoek 6, 6711 CE Ede

Bestuursleden:
Aernout Ogilvie (voorzitter), Amsterdam; Jelle Hidding (secretaris), Ede; Jos Parlevliet, Zeist; Wim Hamers (penningmeester), Heiloo, Donald Ogilvie, Zeist; Floor Scheffer, Akersloot


Privacyverklaring


1.    Registraties
De Stichting kent de volgende registraties: de registratie van donateurs en de registratie van eigenaren van Heijenbrock werken in de Heijenbrock beeldbank.

2.    Donateursbestand
De Stichting houdt de gegevens van donateurs bij in één gegevensbestand, het donateursbestand. Het doel van het donateursbestand is de communicatie met de donateurs in vorm van brieven, nieuwsbrieven en elektronische berichten (e-mail, whatsapp enz.) en vastleggen wie donateur is.

In dit bestand worden van de donateurs de volgende gegevens opgenomen:
·    Aanspreektitel in de vorm van de heer en/of mevrouw of familie;
·    Naam;
·    Adres;
·    Woonplaats met postcode;
·    Donateur;
·    E-mailadres (zo mogelijk);
·    Gedoneerde bedragen  worden bewaard in rekeningafschriften van de bank gedurende maximaal 7 jaar
·    Datum wanneer donatie is binnengekomen.

Facturen: Facturen die bij de stichting binnenkomen worden bewaard en betaalbaar gesteld door de penningmeester of een ander bestuurslid op een locatie die uitsluitend toegankelijk is voor deze bestuursleden. Correspondentie die hiermee verband houdt wordt eveneens op deze wijze bewaard.

Bankafschriften: alle bankafschriften worden door de penningmeester bewaard op een alleen voor hem toegankelijke locatie, gedurende een termijn van maximaal 7 jaar. Digitale overzichten zijn alleen toegankelijk voor de penningmeester via alleen bij hem bekende inlog gegevens.

3.    Beeldbankbestand
De Stichting houdt de gegevens bij van eigenaren van Heijenbrock-werken  in één gegevensbestand, het beeldbankbestand. Het doel van het beeldbankbestand is de communicatie met eigenaren over  de werken in het kader van uitwisseling van vragen uit de samenleving aan de stichting.

In dit bestand worden van de beeldbankeigenaar de volgende gegevens opgenomen:
·    Aanspreektitel in de vorm van de heer of mevrouw;
·    Naam;
·    Adres;
·    Woonplaats met postcode;
·    e-mailadres;
·    Telefoonnummer mobiel en/of vast.


4.    Gebruik van de registraties
De registraties worden niet ter beschikking gesteld aan derden en worden uitsluitend gebruikt voor communicatie in het kader van de Stichting tenzij een geregistreerde uitdrukkelijk toestemming geeft voor openbaarmaking of daarom verzoekt.
Algemene aankondigingen en nieuwsbrieven die per e-mail worden verzonden, worden verzonden met de geadresseerden in BCC.


5.    Beheer van de registraties
De registratie van donateurs en crediteuren wordt bijgehouden door de penningmeester of onder zijn verantwoordelijkheid door een vrijwilliger van de stichting.
De penningmeester is de verantwoordelijke voor de registratie en verwerking van de gegevens.
Elk bestuurslid krijgt eens per jaar of zo vaak als door het verloop van leden nodig is een kopie van het actuele donateursbestand. Eerder verkregen kopieën worden door bestuursleden vernietigd c.q. gewist.
Alleen de penningmeester bewaart historische bestanden met betrekking tot donateurs en crediteuren op een alleen voor hem toegankelijke locatie gedurende een termijn van maximaal 7 jaar.
.
 De registratie van eigenaren van Heijenbrock werken in de beeldbank wordt bijgehouden door een bestuurslid van de stichting. Het beeldbankbestand en kopieën daarvan worden uitsluitend opgeslagen op devices en locaties die uitsluitend toegankelijk zijn voor bestuursleden (beschermd met een wachtwoord of een andere afdoende toegangsbeveiliging) of als het om bestanden op papier gaat in een gesloten ruimte, la of kast.

6.    Datalekken
Van een datalek is sprake als de hiervoor beschreven bestanden buiten de macht zijn van door de Stichting aangewezen beheerders of derden daarin inzage kunnen krijgen of hebben gehad. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij verlies van een papieren ledenlijst of het op enigerlei wijze op een niet beveiligde en voor derden toegankelijke locatie belanden van een gegevensbestand.

Een datalek wordt onmiddellijk maar in elk geval binnen 24 uur gemeld door een beheerder of andere betrokkenen die er kennis van dragen aan de secretaris van het bestuur van de Stichting of aan zijn vervanger en tevens aan alle overige bestuursleden.

De secretaris of bij zijn afwezigheid een ander bestuurslid of bij hun afwezigheid een andere betrokkene bij het lek meldt een datalek binnen de voorgeschreven tijd bij de Autoriteit.

7.    Geen registratie van verwerking van gegevens
Het verwerken van de persoonsgegevens is niet regelmatig maar incidenteel, namelijk maximaal twee tot viermaal per jaar wanneer een nieuwsbrief, donatieverzoek en uitnodiging voor een donateursdag wordt verstuurd. Er is daarom geen noodzaak voor een register van verwerking.

8.    Gerechtvaardigd belang
De Stichting heeft een gerechtvaardigd belang bij het registreren en verwerken van de gegevens. De Stichting is een vrijwilligersorganisatie én is aangewezen op donaties. Zonder registratie van donateurs en het benaderen van donateurs kan de Stichting niet functioneren.



9.    Donateurs en beeldbank eigenaren
Nieuwe donateurs en beeldbank eigenaren worden door de beheerders van de registraties geïnformeerd over het opnemen van hun gegevens in een bestand. En hen wordt gevraagd om toestemming voor het opnemen in het donateursbestand of beeldbankbestand. De toestemming wordt op alfabet gearchiveerd en gewist of verwijderd bij verwijdering uit het bestand.
Iedere geregistreerde heeft recht op informatie over de over hem opgenomen gegevens. Op verzoek wordt deze informatie zo snel mogelijk door de betrokken beheerder verstrekt.
Bij beëindiging van het betrokkenheid bij de Stichting worden gegevens binnen een termijn van maximaal 7 jaar uit de registratie verwijderd. Een geregistreerde kan verzoeken zijn gegevens eerder te wissen of bepaalde verwerking na te laten. Een beslissing hierover wordt genomen door het bestuur. Klagen is mogelijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.


10.    Van het bestuur
Het bestuur van de Stichting heeft dit reglement met de volgens de statuten vereiste eenstemmigheid van het bestuur vastgesteld op 25 mei 2018 en op 26 september 2018 goedgekeurd.
Het bestuur draagt er zorg voor dat alle bij registreren en verwerken van gegevens betrokkenen kennis dragen van dit reglement.
Het bestuur plaats dit reglement mede daartoe zo mogelijk op de website van de Stichting.
Als derden gegevens verwerken in opdracht van de Stichting, bijvoorbeeld een drukker of distributeur, sluit het bestuur daarvoor een verwerkersovereenkomst.


-o-o-o-o-o-o-


© 2009 Stichting Herman Heijenbrock. Ontwerp Dickhoff Design.